Biuro rachunkowe, dedykowana księgowa, księgowość on-line – jakie rozwiązanie wybrać dla własnej firmy? W jakich przypadkach samodzielne prowadzenie księgowości jest opłacalną i bezpieczną alternatywą?

Kto może prowadzić księgowość firmy?

Jednym z obowiązków przedsiębiorcy, zakładającego działalność gospodarczą, jest wskazanie we wniosku o rejestrację firmy podmiotu, który będzie prowadził księgowość. Wśród dostępnych opcji (biuro rachunkowe, dedykowana księgowa) istnieje też możliwość samodzielnego prowadzenia dokumentacji finansowej firmy. Co istotne, taki wybór nie nakłada na właściciela firmy obowiązku udowodnienia swoich umiejętności. Decyzja ta pociąga jednak za sobą mnóstwo istotnych obowiązków.

Samodzielne księgowanie: wymogi i obowiązki

Samodzielne księgowanie niesie ze sobą pełną odpowiedzialność właściciela za stan finansowy firmy. Błędy w rozliczeniach, opóźnienia w opłacaniu podatków, nierozliczone faktury – nawet drobny błąd w dokumentacji może skutkować upomnieniem lub grzywną, nałożoną przez Urząd Skarbowy. Przedsiębiorca, który jest jednocześnie księgowym firmy musi pamiętać m.in. o:

• skrupulatnym gromadzeniu dokumentacji firmy (faktury zakupu, faktury sprzedaży, deklaracje podatkowe ),
• regularnym opisywaniu zdarzeń gospodarczych w Księdze Przychodów i Rozchodów,
• regularnym tworzeniu deklaracji podatkowych,
• poprawnym tworzeniu i comiesięcznym wysyłaniu Jednolitego Pliku Kontrolnego,
• terminach opłat: ZUS, zaliczki na podatek dochodowy, podatku VAT (o ile dotyczy).

Na właścicielu firmy spoczywa też obowiązek prawidłowego archiwizowania dokumentacji i bezpiecznego przechowywania jej przez minimum 5 lat.

Kiedy warto prowadzić księgowość samodzielnie?

Biorąc pod uwagę wszelkie obostrzenia, związane z samodzielnym prowadzeniem księgowości, warto zapytać: dla kogo taki wybór jest korzystny? Na myśl przychodzi przede wszystkim kwestia comiesięcznych oszczędności, istotna nie tylko dla małych firm. Podkreślmy jednak, że samodzielne księgowanie sprawdza się najlepiej, gdy zachodzi przynajmniej jedna z poniższych okoliczności:

• firma ma formę jednoosobowej działalności gospodarczej,
• przedsiębiorca rozlicza się za pomocą Księgi Przychodów i Rozchodów,
• właściciel firmy ma prawo do prowadzenia księgowości uproszczonej,
• przedsiębiorca nie planuje w niedalekiej przyszłości zatrudniać pracowników,
• stosunkowo niewielka, miesięczna ilość wystawianych faktur,
• firma generuje niewielkie koszty utrzymania.

Kiedy rozważyć skorzystanie z pomocy biura księgowego?

Pomoc biura księgowego lub dedykowanej księgowej to rozwiązanie, które z kolei warto rozważyć:

• gdy przedsiębiorstwo generuje wysokie, miesięczne obroty,
• gdy charakter lub forma działalności wymagają prowadzenia pełnej księgowości (księgi rachunkowe),
• w przypadku małych firm – gdy przedsiębiorca nie posiada wystarczającej wiedzy z zakresu prawa podatkowego,
• gdy – pomimo posiadanej wiedzy – właściciel firmy nie ma czasu na regularne prowadzenie dokumentacji.

Wybór podmiotu, prowadzącego księgowość, to kwestia indywidualna, zależna przede wszystkim od zakresu i charakteru danej działalności. Z pewnością jest to też kwestia, którą – biorąc pod uwagę zakres ewentualnych konsekwencji finansowych – należy gruntownie przemyśleć.