Jeśli Twój każdy dzień w pracy przypomina dramatyczny wyścig z czasem i zdarza Ci się przynosić nieukończone projekty do domu, to znaczy, że Twoja organizacja pracy wymaga ulepszenia. Poznaj 10 prostych sposobów na jej poprawę i przekonaj się sam, jak wiele czasu dzięki nim zyskasz.
Aby zacząć pracować bez presji czasu, nie musisz wcale kończyć szkolenia z zakresu organizacji własnej pracy. Zastosuj się do poniższych zasad, a efektywne wykonywanie zadań przestanie być dla Ciebie osiągnięciem, lecz oczywistością.
Zasada 1. – Grunt to dobry plan
Każde racjonalne działanie powinno mieć swój początek w procesie planowania, dlatego również Twój dzień pracy musi przebiegać zgodnie z planem. Zanim więc przystąpisz do realizowania pierwszego zadania, stwórz listę, która będzie obejmować wszystkie czynności niezbędne do wykonania w ciągu danego dnia pracy.
Zasada 2. – Od planu nie ma odstępstw
Samo stworzenie planu dnia nie wystarczy – kluczowe jest jego zrealizowanie. Wykonuj więc zadanie po zadaniu i nie rozpraszaj uwagi na przeglądanie portali społecznościowych lub poczty – skup się tylko na poszczególnych pozycjach z listy.
Zasada 3. – Nadawaj zadaniom priorytety
Choć Twoim celem jest odhaczenie wszystkich pozycji zapisanych w planie, to jednak nie zawsze ukończenie w danym dniu każdego zadania będzie możliwe. Istotne jest więc nadanie zadaniom różnych priorytetów – od najwyższego do najniższego – dzięki temu nie zawalisz ważnego terminu, skupiając się na mniej istotnym projekcie.
Zasada 4. – Pracuj z zegarkiem w ręce
Oprócz zapisania nazwy zadania na liście zaznacz też czas założony na jego wykonanie – w ten sposób jeszcze na etapie sporządzania dziennego harmonogramu przekonasz się, czy Twój plan jest możliwy do zrealizowania.
Zasada 5. – Zaczynaj dzień od wyzwania
Na pierwszym miejscu Twojej listy powinno się zawsze pojawić najtrudniejsze zadanie. Gdy sprostasz największemu wyzwaniu, zyskasz dodatkową motywację do wypełnienia pozostałych obowiązków.
Zasada 6. – Deleguj zadania
Nikt nie jest w stanie zrobić wszystkiego sam, nie obawiaj się więc przekazywać zadań pozostałym członkom Twojego zespołu – szczególnie, jeżeli dotyczą zagadnień, w których specjalizują się inne osoby.
Zasada 7. – Sprawdzaj pocztę o pełnych godzinach
Dzięki temu nie stracisz czasu na niepotrzebne odświeżanie listy wiadomości, a zarazem zyskasz pewność, że nie przeoczysz ważnej informacji.
Zasada 8. – Prowadź kalendarz
Notuj w nim wszystkie terminy spotkań oraz zaznaczaj poszczególne etapy realizacji projektów – dzięki temu unikniesz gorączkowego wertowania notatek przed deadline’m.
Zasada 9. – Uporządkuj dokumenty
Jeżeli w Twoich dokumentach panuje chaos, niepotrzebnie stracisz czas na poszukiwanie zagubionych faktur lub umów. Aby tego uniknąć uporządkuj całą dokumentację i wepnij ją do precyzyjnie opisanych segregatorów.
Zasada 10. – Walcz z chaosem na pulpicie
Jeżeli zapisujesz wszystkie załączniki na pulpicie, to wkrótce może się okazać, że brakuje na nim miejsca na kolejne foldery. Opracuj więc własny system szufladkowania informacji w podfolderach i konsekwentnie go stosuj.
Umiejętność dobrej organizacji własnej pracy może posiąść każdy, nie zrażaj się więc początkowymi niepowodzeniami, lecz konsekwentnie stosuj się do powyższych zasad, a wkrótce zaczniesz się cieszyć większą ilością wolnego czasu.